Getting Things Done, GTD (у перакладзе з англ. — «давядзенне спраў да завяршэння», аднак часцей і няправільна — «як прывесці справы ў парадак») — методыка падвышэння асабістай эфектыўнасці, створаная Дэвідам Аланам і апісаная ім у аднайменнай кнізе, першае выданне якой выйшла ў 2001 годзе і было перакладзена на 23 мовы[1].
GTD заснавана на прынцыпе, які абвяшчае, што чалавек павінен вызваліць свой розум ад запамінання бягучых задач (бываюць выключэнні ў выпадках, калі некалькі задач па розных праектах узаемазлучаныя), перанясучы самі задачы і напамінкі пра іх на вонкавы носьбіт. Такім чынам, розум чалавека, вызвалены ад запамінання таго, што мае быць зроблена, можа сканцэнтравацца на выкананні саміх задач, якія павінны быць выразна вызначаны і сфармуляваны загадзя («якое наступнае дзеянне трэба здзейсніць?»). Насуперак шырока распаўсюджанаму меркаванню, GTD не тычыцца тайм-менеджменту, крытыкуючы яго за вузкую скіраванасць і абмежаваную эфектыўнасць.
Часопіс Time назваў Getting Things Done «лепшай бізнес-кнігай дзесяцігоддзя»[2], метад атрымаў дадатныя водгукі ў The Guardian[3], BBC News[4], CNN[5] і шэрагу іншых вядомых выданняў.
У тайм-менеджменце прыярытэты звычайна гуляюць цэнтральную ролю. Насупраць, Алан прапануе 2 іншых элемента — кантроль і бачанне. Для іх рэалізацыі Алан выкарыстоўвае тры базавых мадэлі:
Першая галоўная мадэль — упраўленне працоўным працэсам, выкарыстоўваецца для таго, каб узяць пад кантроль усе задачы і даручэнні. Кіраванне працоўным працэсам складаецца з пяці фаз (падрабязней — гл. у частцы «Прынцыпы»):
Алан выкарыстоўвае аналогію «вышыні палёту» для таго, каб праілюстраваць яго другую галоўную мадэль — шасціўзроўневую мадэль агляду працы, для бачання перспектывы задач і даручэнняў. Па ўзыходнай лініі:
Паднімаючыся на вышыню птушынага палёту, кожны можа разгледзець «агульную карціну» сваіх спраў.
Алан рэкамендуе штотыднёвы агляд па розных узроўнях. Бачанне, атрыманае з гэтых аглядаў, дазваляе кіраваць асабістымі прыярытэтамі, якія, у сваю чаргу, вызначаюць прыярытэт таго, ці трэба выконваць і калі выконваць пэўныя задачы і даручэнні, сабраныя падчас працэсу кіравання працоўным працэсам. Падчас штотыднёвага агляду чалавек аналізуе кантэксты задач і раскладвае іх па адпаведных спісах. Прыкладамі групавання аналагічных задач з’яўляецца складанне спісу неабходных тэлефонных званкоў ці спісу даручэнняў, якія трэба выканаць у Цэнтры. Правілы фармавання кантэкстных спісаў могуць быць вызначаны наяўнасцю прылады ці прысутнасцю персоны\групы, з якімі трэба штосьці абмеркаваць ці азнаёміць.
Алан падкрэслівае, што першых дзвюх мадэляў досыць для атрымання кантролю і бачання ў большасці задач і праектаў. Аднак, існуюць некаторыя выпадкі, якія патрабуюць глыбейшага абдумвання і разважання. Для гэтага выкарыстоўваецца трэцяя галоўная мадэль — натуральны метад планавання. У той час як ва ўпраўленні працоўным працэсам робіцца «гарызантальная факусоўка» на выкананні індывідуальных задач, у натуральным метадзе планавання робіцца «вертыкальная факусоўка» на планаванні праектаў і прадумвання іх. Мадэль планавання складаецца з 5 стадый:
GTD палягчае гэты працэс, засноўваючыся на захоўванні, адсочванні і выкарыстанні падрабязнай інфармацыі, злучанай з выкананай задачай. Па здагадцы Алана шматлікія з правалаў, з якімі мы сутыкаемся, былі выкліканы недастатковым ‘першапачатковым’ планаваннем (гэта значыць, калі яшчэ высвятлялася, што неабходна дасягнуць і якія пэўныя дзеянні для гэтага неабходны). Важна прадумаць гэта загадзя, стварыўшы такую паслядоўнасць дзеянняў, якую можна будзе выканаць без вяртання да планавання. Алан сцвярджае, што «сістэма напамінку» нашага розуму неэфектыўная і рэдка нагадвае нам пра тое, што мы павінны і можам зрабіць у дадзены момант і ў дадзеным месцы. Такім чынам, інфармацыя пра «наступныя пэўныя дзеянні», кантэкстна злучаных з дадзеным момантам і месцам, можа паслужыць вонкавай падтрымкай, якая гарантуе, што мы зробім сабе правільныя напамінкі ў патрэбны час. Паколькі GTD заснавана на вядзенні дадатковых запісаў, яго можна разглядаць як рэалізацыю навуковых тэорый distributed cognition і extended mind.
Кароткае апісанне GTD з кнігі Алана, Гатоўнасць да ўсяго (Ready for Anything):
Выкіньце ўсё з вашай галавы. Прымайце рашэнні пра патрабаваныя дзеянні тады, калі з’яўляецца справа — а не тады, калі яна патрабуе аварыйнага завяршэння. Арганізуйце па адпаведных катэгорыях запісу-напамінкі пра свае праекты і запланаваным дзеянням па іх. Падтрымлівайце гэту сістэму, папаўняйце яе і рабіце яе перагляд так часта, каб у далейшым давяраць нават свайму інтуітыўнаму выбару дзеяння (ці не дзеянню).
Асноўныя прынцыпы GTD:
Прадуктыўнасць без стрэсу пачынаецца з працэсу разгрузкі розуму, які складаецца ў фіксацыі ўсяго больш-менш важнага на паперы ці іншым носьбіце — у тым, што Алан заве кошыкам (inbox: фізічная скрыня для прыёму паведамленняў, электронная паштовая скрыня, дыктафон, ноўтбук, кішэнны камп’ютар, ці іх камбінацыя. Сутнасць у тым, каб выкінуць з галавы ўсё больш-менш важнае на зручны носьбіт для наступнай апрацоўкі. Усе кошыкі павінны быць вызвалены (апрацаваны) прынамсі раз у тыдзень. Алан не настойвае на нейкім вызначаным метадзе збору, але робіць акцэнт на важнасці рэгулярнага вызвалення кошыка. Любое месца захоўвання (фізічная, электронная паштовая скрыня, магнітафон, ноўтбук, кішэнны камп’ютар, і т.д), прымальна, калі яно рэгулярна апрацоўваецца.
Апрацоўка кошыка ідзе строга па наступным алгарытме.
Калі на дзеянне патрабуецца дзве-пяць хвілін, гэта павінна быць неадкладна зроблена. Дзвухвілінаване правіла абумоўлена тым прыкладным часам, які трэба, каб фармальна адкласці дзеянне.
Для кантролю за элементамі, якія чакаюць увагі, Алан раіць выкарыстоўваць набор спісаў.
Каляндар важны для кантролю над сустрэчамі і даручэннямі; аднак, Алан рэкамендуе, каб каляндар быў зарэзерваваны толькі для тых рэчаў, якія павінны быць зроблены ў строга пэўны тэрмін, ці для сустрэч і даручэнняў з зададзеным часам і месцам. А справы павінны быць зафіксаваны ў спісах наступных дзеянняў, а не ў календары.
Апошні ключавы кампанент GTD, які арганізуе — сістэма дакументаў. Сістэма дакументаў мае быць лёгкай, простай і цікавай. Нават адзіны лісток паперы, калі ён патрэбен для даведкавай інфармацыі, павінен атрымаць сваю ўласную тэчку, калі наяўныя тэчкі для яго не падыходзяць. Алан прапануе аднамерную, арганізаваную ў алфавітным парадку, сістэму захоўвання дакументаў для таго, каб хутка і проста аднаўляць неабходную інфармацыю.
Спісы дзеянняў і напамінкі будуць мала карысныя, калі не рабіць агляд прынамсі штодня, ці настолькі часта, наколькі гэта магчыма. Улічваючы час, энергію і рэсурсы, даступныя ў дадзены момант, трэба знайсці самую важную задачу, якая можа быць зроблена неадкладна, і зрабіць яе. Калі Вы маеце звычку адкладаць свае справы, усё скончыцца тым, што Вы будзеце рабіць простыя задачы і пазбягаць цяжкіх. Для рашэння гэтай праблемы можна рабіць дзеянні са спісу адзін за адным, па аналогіі з тым, як апрацоўваецца кошык. GTD патрабуе, каб, прынамсі, штотыдзень праводзіўся агляд па ўсіх дзеяннях, праектам і «адкладзеным» элементам для таго, каб пераканацца, што любыя новыя задачы ці хуткія падзеі ўведзены ў сістэму, і што ўсё актуальна.
Любая арганізацыйная сістэма бескарысная, калі ў ёй занадта шмат часу марнуецца на арганізацыю задач замест фізічнага іх выканання. Як сцвярджае Дэвід Алан, калі такую сістэму зрабіць простай для здзяйснення неабходных дзеянняў, то чалавек будзе меней пахілены іх адкладаць ці «перагружацца» занадта вялікай колькасцю «растуленых цыклаў».
Алан прапануе арганізаваць свае дакументы па сістэме, названай «43 тэчкі». Дванаццаць тэчак выкарыстоўваюцца па адной на кожны месяц, і дадаткова 31 тэчка выкарыстоўваецца для кожнага дня з наступных 31 дзён. Тэчкі спарадкаваны для таго, каб дапамагчы нагадваць карыстачу пра дзеянні, якія трэба зрабіць у гэты дзень.
Алан у сваёй кнізе згадвае, што для зручнага пошуку і структуравання інфармацыі лепш выкарыстоўваць тэчкі, такім чынам, усе дакументы, якія адносяцца да аднаго праекта, будуць знаходзіцца ў адным месцы. Гэта дазваляе хутчэй знаходзіць патрэбныя дакументы. Нават калі да праекта тычыцца ўсяго адзін дакумент, яго ўсё адно лепш пакласці ў тэчку, бо могуць з’явіцца і новыя дакументы па гэтай тэме.
Праграмнае забеспячэнне Алан назваў карысным і важным кампанентам для ажыццяўлення GTD. Яно ўключае лічбавае структураванне (digital outlining), мазгавы штурм і прыкладанні для кіравання праектамі. Аднак, у 2001 г. ён жаліўся на агульны недахоп «добрых інструментальных сродкаў ‘кіравання праектамі’», мяркуючы, што «… у найблізкія гады з’явяцца меней структураваныя і больш функцыянальныя прыкладанні, заснаваныя на прынцыпах, па якіх мы думаем і плануем натуральнай выявай».
У адпаведнасці з гэтым прадказаннем, пазней адбыўся «віртуальны выбух» GTD — да красавіка 2008 г. асноўныя элементы сістэмы GTD падтрымлівалі ўжо больш за 100 прыкладанняў. Гэтыя інструментальныя сродкі ў наш час вар’іруюць ад простых менеджараў спісаў да шматкарыстальніцкіх вэб-службаў, бясплатных і камерцыйных, для ўсіх папулярных платформаў і прылад. Вялікая частка гэтага праграмнага забеспячэння аўтаматызуе ці паляпшае працэсы збору, апрацоўкі, арганізацыі, агляду і дзеянняў.
Некаторыя з такіх прыкладанняў Wunderlist, Todoist, Things, Remember The Milk (англ.: Remember The Milk), OmniFocus (англ.: OmniFocus), MyLifeOrganized, LeaderTask і TaskCracker for Outlook.
У 2015 годзе выйшла перапрацаванае выданне кнігі “Як прывесці справы ў парадак”. Новая рэдакцыя кнігі — гэты фактычна самастойны твор. Дададзены дзве новыя часткі і шмат інфармацыі, якая ўлічвае сённяшнія рэаліі свету інфармацыйных тэхналогій.